Comece o ano com a produtividade a todo vapor - conheça a técnica GTD, do inglês Getting Thing Done!

Janeiro sempre chega com aquela vontade de se organizar melhor: cuidar do tempo, equilibrar a vida pessoal e profissional, e quem sabe até começar novos projetos. Mas entre reuniões, compromissos, filhos, casa e imprevistos, sobra pouco espaço para respirar. É nesse cenário que entra o método GTD (Getting Things Done), criado pelo consultor David Allen, conhecido no mundo todo como uma das ferramentas de produtividade mais eficientes.

O grande diferencial da metodologia é simples: liberar sua mente da obrigação de lembrar de tudo. Em vez de acumular tarefas, prazos e compromissos na cabeça (e viver ansiosa com medo de esquecer algo), você cria um sistema confiável para capturar, organizar e revisar o que precisa ser feito. O resultado? Mais foco, menos estresse e uma vida mais equilibrada.

O que é o GTD?

O GTD não é sobre “fazer mais coisas”, mas sobre fazer as coisas certas, no momento certo. Ele propõe que você sempre tenha clareza do que precisa ser feito agora, o que pode esperar, o que pode ser delegado e o que, na verdade, nem precisa ser feito.

Segundo David Allen, produtividade não é correr contra o tempo, mas manter a mente limpa para dar 100% da atenção ao que você está executando.

Os 5 passos do GTD

1. Capturar
   Anote absolutamente tudo o que surgir: uma ideia para o trabalho, um compromisso da escola dos filhos ou até um lembrete de comprar ração para o pet. Exemplo: você lembra que precisa ligar para o dentista. Em vez de confiar na memória, já registre.
2. Esclarecer
   Olhe para cada item da sua lista e pergunte: isso exige ação?

• Se não, pode virar lixo (algo que não tem utilidade), referência (arquivado para consulta futura) ou entrar na lista de “algum dia/ talvez” (ideias que você quer avaliar depois, como “aprender francês”).
• Se sim, defina qual é a próxima ação concreta.

1. Organizar
   Coloque cada ação no lugar certo. Algumas tarefas são rápidas e isoladas, outras fazem parte de projetos maiores. Divida em categorias: trabalho, casa, estudos, saúde. 

Use listas de “Próximas Ações”, calendário ou até uma planilha simples.
Exemplo: “organizar festa de aniversário” não é uma tarefa, é um projeto. As ações reais seriam: comprar velas, reservar o bolo, enviar convites.

1. Refletir
   Revisar é parte essencial do GTD. Separe um tempo semanal para olhar suas listas, atualizar o que já foi feito e reavaliar prioridades. Isso evita que você se perca em urgências e garante que os projetos de longo prazo também avancem.
2. Engajar
   Com tudo organizado, chega a hora de agir. Escolha a tarefa que cabe no tempo que você tem disponível e no nível de energia do momento. A ideia é simples: quando estiver fazendo algo, faça apenas aquilo, sem se preocupar com o que está pendente, porque sua lista confiável já guarda tudo.

Como aplicar no dia a dia

• E-mails acumulados: em vez de abrir a caixa de entrada e ficar ansiosa, processe cada mensagem. Responda as rápidas, arquive o que é só referência e coloque em listas as que exigem mais tempo.
• Casa organizada: ao lembrar de algo como “trocar lâmpada da sala”, registre. Depois, você pode agrupar várias tarefas domésticas para resolver de uma vez.

• Projetos pessoais: quer fazer um curso novo? Em vez de anotar apenas “curso de fotografia”, divida em passos: pesquisar escolas, verificar preços, reservar horário.

Benefícios do método

• Reduz a sensação de sobrecarga mental.
• Aumenta o foco no presente.
• Ajuda a diferenciar o que é urgente do que é importante.
• Facilita a visualização do que realmente está avançando na vida.

A matéria acima foi produzida para a revista AnaMaria Digital (edição 1502, de 2 de janeiro de 2025). Se interessou? Baixe agora mesmo seu exemplar da Revista AnaMaria nas bancas digitais: Bancah, Bebanca, Bookplay, Claro Banca, Clube de Revistas, GoRead, Hube, Oi Revistas, Revistarias, Ubook, UOL Leia+, além da Loja Kindle, da Amazon. Estamos também em bancas internacionais, como Magzter e PressReader.