Informações não estruturadas, valor desperdiçado: o que empresas não entenderam sobre seus próprios dados

Por Marcelo Araújo*

Vivemos, hoje, em um mundo orientado por dados e informações, seja em qualquer segmento de atuação ou porte dos negócios. No entanto, ainda impressiona perceber o quanto as empresas subestimam o valor dos seus conteúdos internos. 

Contratos, e-mails, propostas comerciais, apresentações, vídeos de treinamento, laudos técnicos, documentos fiscais… Tudo isso compõe um patrimônio informacional que, quando bem tratado, se transforma em vantagem competitiva. Mas o que vemos, na prática, é que a maioria das organizações lida com esse conteúdo como se fosse apenas custo ou obrigação operacional.

Conteúdo interno são dados que precisam ser estruturados e têm um potencial estratégico enorme. Quando organizado, acessível e conectado, ele pode acelerar processos, embasar decisões mais inteligentes, melhorar a experiência do cliente e reduzir riscos. Ainda assim, muitas empresas que afirmam querer ser “data-driven” seguem mantendo seus conteúdos presos, perdidos em pastas desorganizadas ou simplesmente inacessíveis.

São empresas que produzem milhares de documentos, mas que não conseguem localizar informações essenciais quando mais precisam. Organizações que investem em ferramentas tecnológicas sofisticadas, mas que não têm políticas básicas de governança documental. Elas falam em inteligência artificial, mas não possuem conteúdo estruturado o suficiente para alimentar um modelo com dados confiáveis.

Esse é o ponto. Sem conteúdo confiável, atualizado e bem gerido, não há inteligência artificial, automação ou transformação digital que se sustente. A IA precisa de insumos e boa parte desses insumos está justamente nos dados não estruturados que o conteúdo representa. Quando negligenciados, essas informações deixam de ser ativos e se tornam passivos ocultos. 

É preciso mudar a forma como o mercado encara o conteúdo empresarial. Documentos não são apenas arquivos; são parte do core business. Em muitas empresas, eles registram decisões estratégicas, definem cláusulas contratuais críticas, detalham processos operacionais e sustentam o relacionamento com clientes e fornecedores. Ignorar a gestão adequada desses materiais é abrir mão de eficiência, segurança e competitividade. 

Além disso, essa mudança de visão é também uma agenda cultural. As empresas mais maduras digitalmente são aquelas que tratam seus dados e conteúdos com responsabilidade, clareza e propósito. Elas compreendem que a organização da informação impacta diretamente sua agilidade, sua governança e sua capacidade de inovação. 

O passo inicial é reconhecer que conteúdo é um ativo vivo, dinâmico e estratégico. A partir daí, torna-se essencial implementar políticas de gestão documental, investir em tecnologias que facilitem o acesso e o uso desses materiais e, sobretudo, educar os times sobre a importância de tratar o conteúdo com o mesmo rigor com que se trata um ativo financeiro.

O futuro será dominado não apenas por quem coleta dados, mas por quem sabe transformá-los em inteligência (e tudo isso já está acontecendo). E o conteúdo, quando bem tratado, é o elo mais poderoso entre o conhecimento e a ação. Transformar conteúdo em estratégia é o que diferencia empresas que apenas operam daquelas que, de fato, lideram.

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*Marcelo Araújo é diretor comercial da eBox Digital, empresa especializada em gestão e proteção de documentos físicos e digitais.